Tipos de firma electrónica: simple, avanzada y cualificada

Los tres tipos de firma electrónica en eIDAS

En España, los tipos de firma electrónica los define el Reglamento (UE) n.º 910/2014, conocido como eIDAS, que se aplica directamente en toda la UE. Su artículo 3 define tres niveles, y cada nivel cumple también los requisitos del anterior: toda firma cualificada es avanzada, y toda firma avanzada es una firma electrónica.

Un detalle: la expresión «firma electrónica simple» no aparece en eIDAS, que habla solo de «firma electrónica»; «simple» (SES) es la forma habitual de distinguirla de las otras dos. «Firma digital» tampoco es un término de eIDAS: lo explicamos en firma digital y firma electrónica.

• Firma electrónica (simple, SES): «los datos en formato electrónico anejos a otros datos electrónicos o asociados de manera lógica con ellos que utiliza el firmante para firmar» (art. 3, punto 10). Tu nombre escrito o una firma dibujada en la pantalla pueden serlo.
• Firma electrónica avanzada (AES): «la firma electrónica que cumple los requisitos contemplados en el artículo 26» (art. 3, punto 11).
• Firma electrónica cualificada (QES): «una firma electrónica avanzada que se crea mediante un dispositivo cualificado de creación de firmas electrónicas y que se basa en un certificado cualificado de firma electrónica» (art. 3, punto 12). Ese certificado cualificado lo expide un prestador cualificado de servicios de confianza (art. 3, punto 15).

Los cuatro requisitos de la firma avanzada

El artículo 26 de eIDAS exige cuatro requisitos, y la firma avanzada tiene que cumplirlos todos. Comprobar el documento de identidad del firmante, por ejemplo, ayuda sobre todo con la letra b), pero por sí solo no cumple los demás, como el control exclusivo de la letra c) o la detección de cambios de la letra d).

• a) Vinculada al firmante de manera única: la firma está ligada a ese firmante y a nadie más.
• b) Permite identificar al firmante: se puede saber quién firmó.
• c) Creada con datos bajo su control exclusivo: el firmante puede utilizar sus datos de creación de firma «con un alto nivel de confianza, bajo su control exclusivo».
• d) Vinculada al documento firmado: «cualquier modificación ulterior» de lo firmado tiene que ser «detectable».

Qué efecto jurídico tiene cada tipo

Según el artículo 25 de eIDAS, apartado 1, a una firma electrónica no se le pueden denegar efectos jurídicos ni admisibilidad como prueba «por el mero hecho de ser una firma electrónica o porque no cumpla los requisitos de la firma electrónica cualificada». Vale para los tres tipos. El apartado 2 reconoce solo a la cualificada «un efecto jurídico equivalente al de una firma manuscrita».

En España, el artículo 3 de la Ley 6/2020 remite la prueba de los documentos electrónicos privados al artículo 326 de la Ley de Enjuiciamiento Civil (LEC), que distingue según se haya usado o no un servicio de confianza cualificado. La firma cualificada siempre usa uno, porque su certificado lo expide un prestador cualificado:

• Sin servicio cualificado (art. 326.2 y 326.3 LEC), el caso habitual de la firma simple: si se impugna el documento, quien lo aporta puede proponer cualquier prueba útil, como el registro de auditoría. Si aun así no queda acreditado, el tribunal lo valora «conforme a las reglas de la sana crítica».
• Con servicio cualificado (art. 326.4 LEC): se presume que el documento reúne la característica cuestionada si el servicio figuraba en la lista de confianza de prestadores y servicios cualificados en el momento relevante. Quien lo impugne carga con la comprobación.

Simple, avanzada y cualificada, comparadas

Las diferencias, criterio a criterio:

• Qué es: la simple, cualquier dato electrónico que usas para firmar; la avanzada, una firma que cumple el art. 26; la cualificada, una avanzada con dispositivo cualificado y certificado cualificado.
• Cómo se identifica al firmante: en la simple, la definición no fija un método, así que cuentan las evidencias (correo verificado, código SMS, dirección IP, verificación de identidad). En la avanzada, la firma tiene que permitir identificarlo y estar vinculada a él de manera única. En la cualificada, además, un certificado cualificado confirma al menos su nombre o seudónimo (art. 3, puntos 14 y 15).
• Efecto jurídico: a ninguna de las tres se le pueden negar efectos jurídicos ni admisibilidad como prueba por el mero hecho de ser electrónica (art. 25.1). La cualificada equivale además a la firma manuscrita (art. 25.2) y, en España, cuenta con la presunción del art. 326.4 LEC si el servicio figuraba en la lista de confianza.
• Coste y esfuerzo: la simple es la más sencilla (al firmante le basta un correo, un navegador y, según el servicio, un móvil para el código SMS). La avanzada exige identificar bien al firmante y una tecnología que vincule la firma a él y al documento. La cualificada exige un certificado cualificado y un dispositivo cualificado. El precio depende de cada prestador.

Qué tipo de firma elegir en cada caso

No hay un tipo mejor para todo: depende del riesgo del documento, de las pruebas que puedas necesitar y de lo que exijan la ley o la otra parte.

• Contratos del día a día con una pyme, un autónomo o un particular, como presupuestos, hojas de encargo, NDA o contratos de arrendamiento o de arras: suele ser adecuada una firma simple con buenas evidencias. Para eso no necesitas certificado digital: lo explicamos en cómo firmar un PDF sin certificado digital.
• Cuando importa mucho quién firma, como en un contrato de trabajo o en un alquiler con alguien a quien no conoces: añade una verificación de identidad con documento de identidad y selfi. La firma sigue siendo simple, pero tus pruebas son más sólidas.
• Firma avanzada: cuando la otra parte, tu sector o una norma concreta la exige.
• Firma cualificada: cuando una norma, una administración o la otra parte la exige, o cuando quieres el efecto de la firma manuscrita. Firmar con un certificado electrónico no basta por sí solo: tienen que cumplirse todos los requisitos del art. 3, punto 12.
• Notario y otras formas especiales: los contratos de derecho de familia y sucesiones y los actos que exigen documento público o la intervención de un notario, un registrador, un juez u otra autoridad pública, como la escritura de compraventa de un inmueble o la de hipoteca, se rigen por su propia normativa (art. 23 LSSI). Para esos actos, consulta con tu notario o tu abogado. Más detalle en ¿es legal la firma electrónica en España?

Qué firma ofrece BuiltSign y cuándo necesitas otra

BuiltSign ofrece una firma electrónica simple (SES). Dentro de ese nivel, lo que marca la diferencia son las evidencias para el caso de que alguien impugne la firma, como el correo verificado, un código SMS en las solicitudes enviadas desde una cuenta y un sello de tiempo de DigiCert sobre el PDF firmado. Qué queda registrado lo explicamos en registro de auditoría, y en la página de verificación puedes comprobar un PDF firmado.

Con SES+ añades una verificación de identidad con documento de identidad y selfi. Refuerza tus pruebas, pero jurídicamente sigue siendo una SES, no una firma avanzada. BuiltSign no ofrece AES ni QES: si una ley, una administración o la otra parte las exige, necesitas otro proveedor (para la QES, un prestador cualificado de servicios de confianza). Más sobre BuiltSign y eIDAS en validez legal.

Este artículo es información general, no asesoramiento jurídico.

Preguntas frecuentes

¿Qué tipo de firma electrónica tiene más validez legal?

A ninguna de las tres se le pueden negar efectos jurídicos ni admisibilidad como prueba por el mero hecho de ser electrónica (art. 25.1 de eIDAS). La cualificada, además, equivale a la firma manuscrita y, en España, cuenta con una presunción legal a su favor si el servicio cualificado figuraba en la lista de confianza. Sin un servicio de confianza cualificado, si alguien impugna la firma, quien la aporta puede acreditarla con cualquier prueba útil, como el registro de auditoría, y si no queda acreditada, el tribunal la valora según las reglas de la sana crítica.

¿Una firma con verificación de identidad es una firma avanzada?

No por sí sola. Permitir identificar al firmante es solo uno de los cuatro requisitos del art. 26 de eIDAS, y la firma avanzada tiene que cumplirlos todos. SES+ de BuiltSign añade una verificación con documento de identidad y selfi: refuerza las pruebas, pero jurídicamente sigue siendo una firma electrónica simple.

¿Es cualificada cualquier firma hecha con certificado digital?

No necesariamente. Según el art. 3, punto 12 de eIDAS, la firma cualificada tiene que ser avanzada, basarse en un certificado cualificado y crearse con un dispositivo cualificado de creación de firmas. Tener un certificado instalado en tu ordenador no garantiza por sí solo todo eso. Si necesitas una firma cualificada, confírmalo con el prestador que expide tu certificado.

¿Qué era la firma electrónica reconocida?

Era el término de la Ley 59/2003, de firma electrónica, derogada por la Ley 6/2020 con efectos desde el 13 de noviembre de 2020. La definía como una firma avanzada basada en un certificado reconocido y generada mediante un dispositivo seguro de creación de firma. Con eIDAS, su equivalente actual es la firma electrónica cualificada.

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