Cómo firmar un PDF con certificado digital (y cuándo no lo necesitas)

Qué necesitas para firmar un documento con certificado digital

Necesitas un certificado electrónico a tu nombre y un programa que firme con él. Como resume el portal de firma electrónica de la Administración, para firmar un documento «es necesario disponer de un certificado digital o de un DNI electrónico» (firmaelectronica.gob.es).

• Certificado digital: por ejemplo, el certificado electrónico de ciudadano de la FNMT, también llamado de persona física. Es gratuito: lo pides por internet y acreditas tu identidad en una oficina o con tu DNIe, entre otras vías.
• O el DNIe, con un lector de tarjetas conectado al ordenador y su PIN.
• Programa de firma: AutoFirma, la aplicación gratuita ofrecida por la Administración Pública para Windows, macOS y Linux, o Adobe Acrobat Reader.

Cómo firmar un PDF con AutoFirma, paso a paso

Estos pasos siguen el vídeo tutorial oficial «Creación de la firma» de firmaelectronica.gob.es. Antes, descarga e instala AutoFirma y comprueba que tu certificado está instalado en el ordenador o que el lector con el DNIe está conectado.

AutoFirma también sirve para firmar un documento con certificado digital en otros formatos; entonces guarda la firma en un archivo aparte (en el vídeo, documento.txt_signed.csig). Con un PDF:

1. Abre AutoFirma y pulsa Seleccionar ficheros a firmar, o arrastra el PDF a la ventana.
2. AutoFirma muestra los datos del documento y el formato de firma, Firma PDF. Con Ver Fichero puedes revisarlo antes de firmar.
3. Para que la firma se vea en la página, marca Hacer la firma visible dentro del PDF. Con Insertar una marca visible dentro del PDF añades una marca visual, como un texto o un sello.
4. Pulsa Firmar. Si el botón está desactivado unos segundos, AutoFirma aún está cargando los certificados.
5. Si marcaste la firma visible, selecciona con el ratón la zona de la página, pulsa Siguiente, revisa la vista previa y el texto de la firma y pulsa Aceptar. Cuando AutoFirma te pida el certificado, elige el tuyo si tienes más de uno y pulsa Aceptar; con el DNIe, introduce su PIN.
6. Elige dónde guardar el PDF firmado y pulsa Guardar. AutoFirma propone el nombre del original con «_signed» al final: en el vídeo, informe.pdf pasa a ser informe_signed.pdf.
7. Abre el PDF firmado y comprueba que la firma aparece donde la colocaste.

Cómo firmar un PDF con certificado digital en Adobe Acrobat Reader

Adobe indica que con un ID digital basado en certificado puedes firmar PDF tanto en Acrobat como en Acrobat Reader (Adobe), y que puede usarlo desde un archivo PKCS #12 (.p12 o .pfx), una tarjeta inteligente, un token o el almacén de certificados de Windows (Adobe). Pasos según la ayuda de Adobe (los menús pueden variar según la versión):

1. Abre el PDF y selecciona Todas las herramientas y luego Usar un certificado.
2. Elige Firmar digitalmente y pulsa Aceptar en el aviso con las instrucciones.
3. Dibuja con el cursor el rectángulo donde irá la firma.
4. En Firmar con un ID digital, elige tu certificado y pulsa Continuar. Si no tienes ninguno configurado, hazlo antes con Configurar nuevo ID digital.
5. Revisa los datos e introduce la contraseña de tu ID digital. Si no quieres cambios posteriores, marca Bloquear documento después de firmar.
6. Pulsa Firmar, elige dónde guardar el PDF y pulsa Guardar. En el panel de firmas ves después si la firma es válida.

Cómo comprobar que la firma es válida

Validar una firma con certificado es comprobar quién firmó, que el documento no ha cambiado y que el certificado era válido al firmar; para esto último necesitas conexión a internet (firmaelectronica.gob.es).

Un PDF firmado con BuiltSign o con QuickSign se comprueba en la página de verificación, subiendo el PDF. Para una firma con certificado:

• VALIDe, la plataforma de validación de la Administración General del Estado: en valide.redsara.es elige Validar Firma, pulsa Seleccionar fichero, sube el PDF y pulsa Validar. En Detalles de validación ves los datos de la firma (tutorial oficial).
• Adobe Acrobat Reader: en Todas las herramientas y Usar un certificado, elige Validar todas las firmas. En el panel de firmas ves el estado de cada firma y el certificado del firmante (Adobe).

Cuándo no necesitas certificado digital para firmar un PDF

Para un documento privado (presupuesto, contrato de arrendamiento, hoja de encargo, NDA) normalmente no necesitas certificado. A una firma electrónica no se le pueden denegar efectos jurídicos ni admisibilidad como prueba por el mero hecho de ser electrónica o por no ser cualificada (eIDAS, art. 25.1), y un contrato celebrado por vía electrónica produce todos sus efectos si hay consentimiento y se cumplen los demás requisitos de validez (art. 23 LSSI).

Eso no garantiza que la firma valga: si alguien la impugna, quien aporta el documento puede acreditarla con cualquier prueba útil, como el registro de auditoría. Lo explicamos en ¿es legal la firma electrónica en España?

BuiltSign no trabaja con certificados digitales del firmante: no puedes usar en BuiltSign tu certificado de la FNMT ni el DNIe, y para eso tienes AutoFirma o Adobe. Lo que ofrece es una firma electrónica simple con pruebas (la diferencia, en firma digital y firma electrónica):

• Para firmar tú, QuickSign: gratis, sin cuenta y en el navegador, también en el móvil, para PDF de hasta 25 MB. El PDF firmado lleva una página de certificado con un enlace de verificación.
• Si firman otras personas, una cuenta: tus firmantes abren su enlace, confirman un código SMS y firman en el navegador, sin cuenta ni certificado (cómo firmar un documento). La prueba gratuita dura 5 días, sin tarjeta de crédito.
• Si el documento está en Word, guárdalo antes como PDF: BuiltSign solo acepta PDF (cómo firmar en Word).

Cuándo sí necesitas un certificado digital

Trámites con la Administración. Si una sede electrónica te pide firmar con certificado electrónico o con el DNIe, sigue sus instrucciones. AutoFirma puede ejecutarse desde el navegador para firmar en esos procedimientos, y su manual indica que la instales antes de empezar el trámite. Ahí no sirve una firma simple como la de BuiltSign.

Firma cualificada. Si una norma o la otra parte exige una firma electrónica cualificada (QES), necesitas un prestador cualificado de servicios de confianza. No toda firma con certificado es cualificada: lo explicamos en tipos de firma electrónica.

Documento público o notario. Los contratos de derecho de familia y sucesiones y los actos que exigen documento público o la intervención de un notario, un registrador, un juez u otra autoridad pública se rigen por su propia normativa.

BuiltSign no ofrece firma avanzada (AES) ni cualificada (QES); con SES+ añades una verificación de identidad, pero sigue siendo una SES. Si dudas, pregunta a quien te pide la firma qué tipo acepta.

Este artículo es información general, no asesoramiento jurídico.

Fuentes

• AutoFirma: tutoriales oficiales, manual de instalación de AutoFirma 1.9, descargas y aplicaciones de firma, en firmaelectronica.gob.es.
• Certificado y DNIe: la firma electrónica e instalar un certificado en el móvil, en firmaelectronica.gob.es; certificado electrónico de ciudadano y lista de precios, en la sede de la FNMT; el PIN del DNIe, en el portal oficial del DNI electrónico.
• Validación: validación de las firmas, tutorial Validar una firma y VALIDe.
• Adobe: añadir firmas digitales, firmas de certificado, descripción general de las firmas digitales y validar firmas digitales, en helpx.adobe.com.
• Normativa: Reglamento eIDAS, artículo 3 y artículo 25; LSSI, art. 23; Ley 6/2020, art. 3; LEC, art. 326.

Preguntas frecuentes

¿Puedo firmar un PDF con el certificado digital desde el móvil?

Puedes instalar tu certificado en Android o en iPhone con su archivo .p12 o .pfx y su contraseña; el portal de firma electrónica de la Administración explica cómo y dice que después queda disponible para identificarte y firmar. AutoFirma, en cambio, es una aplicación para ordenador. Para un PDF privado, QuickSign funciona en el navegador del móvil, sin certificado.

¿Es gratis el certificado digital de la FNMT?

Sí. La FNMT expide gratis el certificado electrónico de ciudadano. Solo la vía de videoidentificación cuesta 2,99 euros más impuestos; si acreditas tu identidad en una oficina o con tu DNIe, no pagas nada. AutoFirma también es gratuita.

¿Qué diferencia hay entre firmar con certificado y firmar con QuickSign?

Con certificado, la firma va dentro del PDF y la validas en VALIDe o en Adobe: muestra a nombre de quién se expidió el certificado y si el documento cambió después. QuickSign crea una firma electrónica simple sin certificado: registra tu correo confirmado, cada paso con su hora y su dirección IP y el hash del documento, y añade una página de certificado con un enlace de verificación. Para un trámite que pide certificado, QuickSign no sirve.

¿Se puede firmar con AutoFirma sin certificado digital?

No. AutoFirma firma con un certificado electrónico o con el DNIe, y sin uno de los dos no puedes usarla para firmar. Para un documento privado puedes usar una firma electrónica simple en el navegador, sin instalar nada.

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