Mag je het loonheffingsformulier digitaal laten ondertekenen?
Bijgewerkt op
Kort antwoord
Ja. Volgens het Handboek Loonheffingen 2026 mag je werknemer de gegevens voor de loonheffingen digitaal aanleveren, met datum en handtekening. Een geavanceerde of gekwalificeerde elektronische handtekening voldoet altijd. Bij een eenvoudige elektronische handtekening moet jij als werkgever met je eigen maatregelen kunnen aantonen dat de werknemer zelf heeft getekend.
Wat is het loonheffingsformulier?
Het officiële formulier heet Model opgaaf gegevens voor de loonheffingen. Een nieuwe werknemer geeft je daarmee de gegevens die je nodig hebt voor de aangifte loonheffingen. De werknemer levert ze aan vóór de eerste werkdag, of op de eerste werkdag vóór het werk begint als je diegene die dag aanneemt. Het gaat om:
- naam en voorletters
- burgerservicenummer (bsn)
- adres, postcode en woonplaats
- woonland en regio, als de werknemer niet in Nederland woont
- geboortedatum
- of je de loonheffingskorting moet toepassen
Waar vind je het formulier van 2026?
Het actuele model download je op belastingdienst.nl. Je hoeft dat model niet te gebruiken: een eigen formulier met dezelfde gegevens mag ook. Voor studenten en scholieren die de studenten- en scholierenregeling willen gebruiken, is er een aparte versie.
Wat zegt de Belastingdienst over digitaal ondertekenen?
Het model gaat uit van afdrukken en met de hand tekenen. Maar volgens het Handboek Loonheffingen 2026 (paragraaf 2.3.1 en 2.3.2) mag de werknemer de gegevens ook digitaal aanleveren, voorzien van datum en handtekening. Voor de elektronische handtekening zijn er twee routes:
- Een geavanceerde (AES) of gekwalificeerde (QES) elektronische handtekening. Volgens de Belastingdienst waarborgt die techniek al dat de werknemer zelf tekende en dat de gegevens daarna niet zijn gewijzigd.
- Elke andere elektronische handtekening. Dan hangt het af van jouw organisatorische en technische maatregelen. Die moeten eenzelfde betrouwbaarheidsniveau hebben als een AES, zodat je de wilsuiting van de geïdentificeerde werknemer kunt aantonen en reconstrueren.
Wat BuiltSign levert, en wat niet
BuiltSign zet een eenvoudige elektronische handtekening (SES). Met SES+ controleert de ondertekenaar eerst een paspoort of ID-kaart met een selfie, voordat het document zichtbaar wordt. Het auditcertificaat legt vast wie tekende, wanneer, hoe de identiteit is gecontroleerd en wat de hash van het document is. Hoe die controle werkt, lees je in identiteit controleren bij online ondertekenen.
Dat is geen AES of QES. Of jouw werkwijze past in de tweede route hierboven, beoordeel je zelf: de Belastingdienst legt die afweging bij de werkgever. Twijfel je, overleg dan met je loonadministrateur of vraag het na bij de Belastingdienst.
Let op: je moet ook een kopie van een geldig identiteitsbewijs van de werknemer bewaren (paragraaf 2.2 van het handboek). Die kopie krijg je niet van BuiltSign, want de foto's van de ID-controle zijn voor niemand zichtbaar. Regel de kopie dus apart. Je mag de identiteit wel op afstand vaststellen, zolang je kunt aantonen dat je zorgvuldig te werk bent gegaan.
Zo regel je het digitaal
Met BuiltSign gaat het zo, net als bij de arbeidsovereenkomst:
- Download het model van de Belastingdienst als PDF, of maak een eigen formulier met dezelfde gegevens.
- Upload het in BuiltSign en zet velden voor de werknemer: tekstvelden voor naam, bsn, adres, postcode, woonplaats en geboortedatum, een selectievakje voor de loonheffingskorting, een datumveld en een handtekeningveld.
- Sla het op als sjabloon, dan zet je de velden maar één keer.
- Stuur het naar de nieuwe werknemer, bij voorkeur met ID-controle, zodat vastligt wie heeft getekend.
- Download de ondertekende PDF en het auditcertificaat en bewaar ze bij je loonadministratie.
Bewaren, en wat als het formulier ontbreekt?
Bewaar de gegevens ten minste 5 kalenderjaren na het jaar waarin de dienstbetrekking eindigt, bij je loonadministratie. Vertrouw daarvoor niet op een tekenplatform: download de stukken en bewaar ze zelf.
Ontbreken naam, adres, woonplaats of bsn, of heb je de identiteit niet vastgesteld, dan pas je het anoniementarief toe: 52% loonbelasting en premie volksverzekeringen, zonder loonheffingskorting. Krijg je de gegevens later in het jaar alsnog, dan pas je vanaf dat moment het gewone tarief toe en mag je de eerdere inhoudingen van dat jaar herstellen met correcties.
Het bsn mag je als werkgever vragen omdat de wet dat voorschrijft. De werknemer hoeft deze gegevens aan niemand anders dan de werkgever te geven, dus verstuur het formulier vanuit je eigen organisatie of loonadministratie.
Meer over digitaal ondertekenen voor HR-afdelingen en uitzendbureaus.
Bron: Handboek Loonheffingen 2026, versie maart 2026, paragraaf 2.2, 2.3 en 2.6. Dit artikel is algemene informatie en geen fiscaal of juridisch advies.
Veelgestelde vragen
- Nee. Het model gaat uit van afdrukken en tekenen, maar volgens het Handboek Loonheffingen 2026 mag de werknemer de gegevens ook digitaal aanleveren, met datum en handtekening. Een AES of QES voldoet altijd. Bij andere elektronische handtekeningen hangt het af van jouw maatregelen.
- Je gebruikt het actuele Model opgaaf gegevens voor de loonheffingen van belastingdienst.nl. Een eigen formulier met alle verplichte gegevens mag ook.
- Vóór de eerste werkdag. Neem je iemand aan op de dag dat het werk begint, dan op die dag vóór de start.
- Ontbreken naam, adres, woonplaats of bsn, dan pas je het anoniementarief toe: 52% loonbelasting en premie volksverzekeringen, zonder loonheffingskorting.
- Ten minste 5 kalenderjaren na het jaar waarin de dienstbetrekking eindigt, bij je loonadministratie.