Arbeidscontracten digitaal ondertekenen
Stuur arbeidscontracten en onboardingdocumenten voor e-ondertekening. Elektronische handtekening onder eIDAS, AVG-ready, volledige audittrail.
Waar HR-teams tegenaan lopen
- Contracten printen, scannen en e-mailen kost uren per nieuwe medewerker
- Handtekeningen opvolgen via e-mail leidt tot vertragingen en miscommunicatie
- Papieren dossiers zijn moeilijk doorzoekbaar bij audits of juridische vragen
- Nieuwe medewerkers moeten fysiek aanwezig zijn of documenten opsturen
Documenten die HR-teams vaak ondertekenen
- Arbeidsovereenkomst (bepaalde en onbepaalde tijd)
- Geheimhoudingsverklaring (NDA)
- Functieomschrijving en arbeidsvoorwaarden
- Pensioenregeling en secundaire arbeidsvoorwaarden
- Gedragscode en bedrijfsbeleid
- Aanhangsel bij arbeidsovereenkomst (bijv. bij salariswijziging)
Hoe het werkt voor uw team
HR-manager
- 1Upload de standaard arbeidsovereenkomst als BuiltSign-sjabloon
- 2Vul naam, functie en startdatum in, BuiltSign vult de rest automatisch
- 3Verstuur met één klik; volg de status live in het HR-dashboard
Nieuwe medewerker
- 1Ontvangt een persoonlijke ondertekeningslink via e-mail
- 2Opent het contract op laptop, tablet of telefoon
- 3Ondertekent digitaal; HR ontvangt direct bevestiging met audittrail
Arbeidscontracten kunnen elektronisch worden ondertekend met een eenvoudige elektronische handtekening (SES) onder eIDAS. Voor bedingen die de wet schriftelijk eist, zoals een concurrentiebeding, moet het beding in het ondertekende document staan. Wilt u de identiteit van de werknemer sterker vastleggen, schakel dan sms-verificatie of een ID-controle (SES+) in.
Waarom HR-teams BuiltSign kiezen
Onboarding in minuten, niet dagen
Stuur een compleet onboardingpakket in één keer. Geen printen, geen scannen, geen wachten op de post.
Volledige audittrail per medewerker
Elk ondertekend contract bevat een tijdstempel, IP-adres en e-mailverificatie, klaar voor interne of externe audit.
Snel voor groepen
Vanuit een sjabloon staat het contract voor elke nieuwe medewerker in een paar klikken klaar, met een eigen tekenlink. Grote groepen in één keer versturen kan via de API in Enterprise.
Veelgestelde vragen over HR-ondertekening
- Ja. Een arbeidsovereenkomst is vormvrij en mag elektronisch worden ondertekend. De audittrail van BuiltSign legt vast wie wanneer heeft getekend en ondersteunt uw bewijs.
- Nee. De medewerker ontvangt een link, klikt erop en ondertekent direct in de browser, geen registratie vereist.
- Ja, per medewerker: in één transactie stuur je alle onboardingdocumenten tegelijk. Hetzelfde contract in één keer naar veel medewerkers kan via de API in Enterprise; in de app verstuur je per medewerker een transactie vanuit een sjabloon.
- De getekende PDF bewaren we 7 jaar na ondertekening, op elk plan en ook na opzeggen. In die periode is elk getekend document met audittrail op elk moment te downloaden voor het eigen archief. Bij het verwijderen van het account wissen we direct alles, ook de audittrail.
Klaar om te starten?
Maak gratis een account aan in enkele seconden. Probeer alles 5 dagen gratis, geen creditcard nodig.