Kort antwoord
Een digitale handtekening is een manier om online akkoord te geven op een document, met bewijs van wie tekende en wanneer. In de wet heet dit een elektronische handtekening. Die is in de hele EU rechtsgeldig, en voor de meeste zakelijke documenten, zoals offertes, contracten en arbeidsovereenkomsten, is een eenvoudige elektronische handtekening met goed bewijs genoeg.
Wat is een digitale handtekening?
In het dagelijks spraakgebruik is een digitale handtekening elke handtekening die je online zet: je naam typen, met je vinger of muis tekenen of op een knop klikken. Het gaat er niet om hoe de handtekening eruitziet, maar om wat je kunt bewijzen: wie tekende, wanneer, en of het document daarna nog is veranderd.
Strikt genomen is een digitale handtekening een techniek: een cryptografisch zegel op basis van een certificaat. De wet spreekt van een elektronische handtekening. Het verschil lees je in elektronische of digitale handtekening.
De drie niveaus: SEH, GEH en KEH
De Europese eIDAS-verordening kent drie niveaus. Hoe hoger het niveau, hoe zwaarder de eisen aan de identificatie van de ondertekenaar.
Eenvoudige elektronische handtekening
Elke elektronische manier om akkoord te geven. De bewijskracht hangt af van wat er wordt vastgelegd, zoals het e-mailadres, het tijdstip, het IP-adres en een hash van het document.
Geschikt voor: Offertes, opdrachtbevestigingen, arbeidsovereenkomsten, huurcontracten en de meeste andere zakelijke afspraken.
Geavanceerde elektronische handtekening
Uniek gekoppeld aan de ondertekenaar, maakt identificatie mogelijk en laat elke latere wijziging van het document zien.
Geschikt voor: Afspraken waarbij je extra zekerheid wilt over wie er tekende.
Gekwalificeerde elektronische handtekening
Gemaakt met een gekwalificeerd certificaat van een erkende vertrouwensdienst. Heeft volgens eIDAS altijd hetzelfde rechtsgevolg als een handgeschreven handtekening.
Geschikt voor: Documenten waarvoor de wet een strengere vorm voorschrijft.
BuiltSign levert een eenvoudige elektronische handtekening (SEH) met een volledig bewijsdossier, een tijdstempel en optioneel een sms-code of ID-check. GEH en KEH bieden we nog niet aan.
Is een digitale handtekening rechtsgeldig?
Ja. De eIDAS-verordening bepaalt dat een elektronische handtekening niet als bewijs mag worden geweigerd alleen omdat hij elektronisch is. In Nederland staat in artikel 3:15a van het Burgerlijk Wetboek dat een elektronische handtekening dezelfde rechtsgevolgen heeft als een handgeschreven handtekening, als de methode voldoende betrouwbaar is gelet op het doel.
Voor de meeste overeenkomsten geldt bovendien vormvrijheid: ze zijn al geldig als beide partijen akkoord zijn. De handtekening is dan vooral bewijs. Alleen voor een paar documenten schrijft de wet een strengere vorm voor, zoals een notariële akte.
Meer over de wet en de uitzonderingen lees je op juridische geldigheid.
Hoe zet je een digitale handtekening?
Via een ondertekenplatform zoals BuiltSign gaat het zo:
- 1
Upload je document. Sleep de PDF in je account.
- 2
Zet de velden. Geef aan waar iedere ondertekenaar tekent, een paraaf zet of een datum invult.
- 3
Voeg ondertekenaars toe. Vul de e-mailadressen in. Wil je meer zekerheid, zet dan een sms-code of ID-check aan.
- 4
Verstuur en volg. Ondertekenaars krijgen een link en tekenen op hun telefoon of computer, zonder account. Jij ziet wie al getekend heeft.
- 5
Download het resultaat. Je krijgt het getekende document met een auditcertificaat erbij.
Wil je alleen je eigen handtekening als afbeelding maken? Gebruik dan de handtekening-maker.
Hoe controleer je een digitale handtekening?
Een plaatje van een handtekening bewijst weinig, want iedereen kan het kopiëren. Kijk daarom naar het bewijs dat erbij hoort:
- een auditcertificaat met namen, e-mailadressen, tijdstippen en IP-adressen;
- een hash, de digitale vingerafdruk van het document, zodat je ziet of het daarna is veranderd;
- een tijdstempel van een onafhankelijke partij.
Is een document via BuiltSign getekend, dan sleep je de PDF op builtsign.com/verify en zie je direct of het klopt. Hoe zo'n certificaat eruitziet, zie je bij het voorbeeldcertificaat. Stap voor stap lees je het in hoe je een digitale handtekening controleert.
Wat kost een digitale handtekening?
Zelf een handtekening tekenen en als afbeelding in een PDF plakken is gratis, maar legt niets vast. Een ondertekenplatform kost meestal een vast bedrag per maand.
Bij BuiltSign betaal je per gebruiker, niet per document, en tekenen ondertekenaars altijd gratis. Bekijk de prijzen of probeer het eerst gratis uit.