Hoe maak je een digitale handtekening?
Bijgewerkt op
Kort antwoord
Een digitale handtekening maak je op drie manieren: je tekent of plakt een afbeelding van je handtekening in een PDF, je ondertekent via een ondertekenplatform dat het proces vastlegt, of je gebruikt een persoonlijk certificaat. Alle drie zijn elektronische handtekeningen, maar alleen de laatste twee leveren bewijs op wie heeft getekend en of het document daarna is gewijzigd.
Manier 1: je handtekening tekenen of plakken in een PDF
In Adobe Acrobat Reader kies je Invullen en ondertekenen, op een Mac gebruik je Voorvertoning en op een telefoon teken je met je vinger. Je zet daarmee een afbeelding van je handtekening op het document.
Dat is snel en gratis, maar het bewijst weinig. De afbeelding zegt niets over wie hem heeft geplaatst, wanneer, of het document daarna nog is aangepast. Iedereen die een kopie van je handtekening heeft, kan hem onder een ander document zetten.
Manier 2: ondertekenen via een ondertekenplatform
Bij een ondertekenplatform upload je het document, zet je de handtekeningvelden op de juiste plek en stuur je een link naar de ondertekenaar. Die tekent in de browser. Het platform legt vast wie de link opende, hoe die persoon is geverifieerd en wanneer er is getekend, en maakt daar een auditcertificaat van.
Zo werkt het in BuiltSign:
- Upload de PDF.
- Plaats de handtekeningvelden en eventuele datum- of tekstvelden.
- Voeg de ondertekenaars toe. Kies of zij ook een sms-code of een ID-controle moeten doen.
- Verstuur. De ondertekenaar krijgt een link en tekent zonder account.
- Na afronding krijgt iedereen het getekende document met het auditcertificaat.
Manier 3: ondertekenen met een persoonlijk certificaat
Bij een gekwalificeerde elektronische handtekening (QES) teken je met een certificaat dat een erkende vertrouwensdienst aan jou persoonlijk heeft uitgegeven, na een strenge identiteitscontrole. Die handtekening staat juridisch gelijk aan een handgeschreven handtekening. Voor gewone contracten is hij meestal niet nodig.
Welke manier kies je?
- Alleen zelf snel één PDF tekenen en terugsturen? Een afbeelding volstaat vaak. Wil je wel bewijs, gebruik dan QuickSign: gratis en zonder account.
- Een ander laten tekenen, zoals een klant of medewerker? Gebruik een ondertekenplatform. Dan heb je bewijs als er later discussie komt.
- Een notariële akte? Die teken je bij de notaris.
Is een digitale handtekening rechtsgeldig?
Ja. Onder de Europese eIDAS-verordening mag een elektronische handtekening niet worden geweigerd alleen omdat hij elektronisch is. Het verschil zit in de bewijskracht: hoe beter vastligt wie heeft getekend en wat er is getekend, hoe sterker je staat. Lees meer over rechtsgeldigheid of over hoe je een ondertekening controleert.
Veelgestelde vragen
- Vaak gewoon als een handtekening of je getypte naam op het document. Het verschil met een plaatje zit in wat eromheen is vastgelegd: bij een ondertekenplatform een auditcertificaat, bij een certificaathandtekening een cryptografische handtekening die je in Adobe Acrobat kunt controleren.
- Je kunt in Word een afbeelding van je handtekening invoegen. Dat is manier 1: snel, maar zonder bewijs. Sla het document als PDF op en onderteken via een platform als je wilt kunnen aantonen wie heeft getekend.
- Een afbeelding in een PDF is gratis. Ondertekenplatforms rekenen meestal per gebruiker per maand. Een gekwalificeerd certificaat kost geld per handtekening of per jaar.
- Bij BuiltSign niet. De ondertekenaar krijgt een link per e-mail of sms en tekent in de browser.