Hoe zet je een handtekening in Word?
Bijgewerkt op
Kort antwoord
Je zet een handtekening in Word op drie manieren: een scan of foto van je handtekening invoegen als afbeelding, hem tekenen met het tabblad Tekenen, of een handtekeningregel invoegen. Voor je eigen brief of offerte is dat prima. Moet iemand anders tekenen, of wil je later kunnen aantonen wie tekende, sla het document dan op als PDF en laat het ondertekenen via een platform dat het proces vastlegt.
Manier 1: je handtekening als afbeelding invoegen
Dit is de manier die de meeste mensen kiezen. Je hebt alleen een pen, wit papier en een telefoon of scanner nodig.
- Zet je handtekening met een donkere pen op een wit vel papier.
- Scan het papier of maak recht van boven een foto in goed licht. Sla hem op als PNG of JPG.
- Klik in Word op de plek waar de handtekening moet komen en kies Invoegen > Afbeeldingen.
- Snijd de afbeelding bij met Afbeeldingsopmaak > Bijsnijden en maak hem zo groot als een gewone handtekening.
- Wil je de witte achtergrond kwijt? Kies Afbeeldingsopmaak > Kleur > Transparante kleur instellen en klik op het wit.
Je handtekening bewaren voor de volgende keer
In Word voor Windows bewaar je de afbeelding als bouwsteen. Selecteer de handtekening, eventueel met je getypte naam en functie eronder, en kies Invoegen > Snelonderdelen > Selectie opslaan in galerie met snelle onderdelen. Geef hem een naam en kies bij Galerie voor AutoTekst. Daarna voeg je hem in via Invoegen > Snelonderdelen > AutoTekst.
Op een Mac gaat het via Invoegen > AutoTekst > Nieuw.
Bewaar het bestand met je handtekening zorgvuldig. Wie het heeft, kan je handtekening onder elk document zetten.
Manier 2: tekenen met het tabblad Tekenen
Heb je een touchscreen, tablet of tekenpen, open dan het tabblad Tekenen, kies een pen en teken je handtekening direct in het document. Met een muis kan het ook, maar het resultaat oogt vaak hoekig. Wil je eerst oefenen in de browser, probeer het dan op handtekening maken.
Zie je het tabblad niet, zet het dan aan via Bestand > Opties > Lint aanpassen en vink Tekenen aan.
Manier 3: een handtekeningregel invoegen
Met Invoegen > Handtekeningregel > Handtekeningregel voor Microsoft Office zet je een lijn in het document met de naam en functie van de ondertekenaar. Dat is handig als iemand het document later print en met de hand tekent.
Digitaal tekenen op die regel werkt in Word voor Windows en vraagt een digitaal certificaat. De meeste mensen hebben dat niet, en de ontvanger heeft Word nodig om de handtekening te controleren. In de praktijk wordt de regel daarom vaak gewoon geprint.
Waarom een handtekening in Word weinig bewijst
Een afbeelding van je handtekening telt als eenvoudige elektronische handtekening en is niet automatisch ongeldig. Als bewijs is hij wel zwak, om drie redenen. Meer daarover lees je in is een gescande handtekening rechtsgeldig?
- Het Word-bestand blijft na het tekenen aan te passen, ook de tekst boven de handtekening.
- Iedereen met een kopie van de afbeelding kan hem onder een ander document zetten.
- Nergens ligt vast wie de afbeelding heeft geplaatst of wanneer.
Moet iemand anders tekenen? Maak er eerst een PDF van
Stuur geen Word-bestand rond om te laten tekenen. Maak er een PDF van, dan ligt de inhoud vast. BuiltSign werkt daarom met PDF's en niet met Word-bestanden. Zo gaat het:
- Kies in Word Bestand > Opslaan als en kies PDF als bestandstype.
- Upload de PDF in BuiltSign en zet voor elke ondertekenaar een handtekeningveld, en waar nodig een datum- of tekstveld.
- De ondertekenaar krijgt een persoonlijke link en tekent in de browser, zonder account en zonder Word.
- Je ontvangt de ondertekende PDF met een auditcertificaat: wie tekende, wanneer en de hash van het document. BuiltSign vraagt daarbij een tijdstempel aan bij een onafhankelijke partij. Hoe de ontvanger dat controleert, lees je in digitale handtekening controleren.
Welke manier past bij jou?
Voor je eigen brief of offerte is een afbeelding in Word genoeg. Moet een ander tekenen, of wil je de handtekening later kunnen aantonen, laat dan een PDF ondertekenen met auditcertificaat, eventueel met een ID-controle. Zoek je nog een stijl voor je handtekening, bekijk dan deze voorbeelden van handtekeningen.
Dit artikel is algemene informatie en geen juridisch advies.
Veelgestelde vragen
- Ja. Maak met je telefoon een foto van je handtekening op wit papier en voeg die in, of teken hem met het tabblad Tekenen. Moet iemand anders tekenen, dan heb je helemaal geen afbeelding nodig: laat de PDF dan in de browser ondertekenen.
- Selecteer de afbeelding en kies Afbeeldingsopmaak, dan Kleur en dan Transparante kleur instellen. Klik daarna op het wit. Dat werkt het best met een scan of foto in goed licht.
- Een afbeelding van je handtekening telt als eenvoudige elektronische handtekening en is niet automatisch ongeldig. Het bewijs is wel zwak, omdat het document aanpasbaar blijft en nergens vastligt wie de afbeelding plaatste.
- Alleen als je het bestand opstuurt en terugkrijgt. Je weet dan niet zeker of de rest van de tekst ongewijzigd is. Een PDF laten ondertekenen via een platform voorkomt dat, omdat de inhoud vastligt.