Hoe onderteken je een document dat je per e-mail krijgt?

Optie 1: in de mail staat een ondertekenlink

Veel bedrijven versturen documenten via een ondertekendienst. In de mail staat dan een knop als "Bekijken en ondertekenen". Klik erop, lees het document, vul de velden in en teken door je naam te typen, een handtekening te tekenen of er een te kiezen. Een account of app is meestal niet nodig, en daarna krijg je het ondertekende exemplaar, of een link ernaar, meestal per mail.

Klik alleen op links in mails die je verwacht, en controleer of de link naar het domein van het platform zelf gaat. Ondertekenverzoeken zijn een populaire vermomming voor phishing.

Optie 2: je kreeg een PDF of Word-bestand als bijlage

Sla de bijlage eerst op en teken met een programma dat je al hebt:

1. PDF op een computer: open het bestand in Adobe Acrobat Reader, of in Voorvertoning op een Mac, en zet je handtekening met de functie om in te vullen en te ondertekenen.
2. Word-document: exporteer het eerst naar PDF (Bestand, dan Opslaan als of Exporteren, dan PDF) en onderteken die PDF. Met de Handtekeningregel in Word zelf kun je pas echt ondertekenen als je een digitaal certificaat hebt.
3. Op je telefoon: open de bijlage vanuit je mailapp. Met Markering op de iPhone en de meeste PDF-apps op Android teken je met je vinger.
4. Terugsturen: sla het ondertekende bestand op onder een nieuwe naam en beantwoord de mail met de ondertekende versie als bijlage.

Waarom een geplakte handtekening zwak bewijs is

Een afbeelding van je handtekening in een PDF plakken gaat snel, maar bewijst weinig. Iedereen kan die afbeelding op een ander document zetten, en er is niet vastgelegd wie hem plaatste, wanneer, en of de tekst daarna nog is veranderd.

Gaat het om iets belangrijks, zoals een contract, arbeidsovereenkomst of grote offerte, dan is het beter als de afzender een ondertekenplatform gebruikt dat dat bewijs vastlegt in een audit trail. Lees ook is een akkoord per mail rechtsgeldig.

Moet iemand anders tekenen? Stop met heen en weer mailen

Ben jij degene die het document verstuurt, stuur dan geen PDF als bijlage om op een scan te wachten. Verstuur het ter ondertekening:

1. Upload de PDF bij een ondertekenplatform zoals BuiltSign. Heb je een Word-bestand? Sla het dan eerst op als PDF.
2. Zet een handtekeningveld voor elke ondertekenaar. BuiltSign stelt zelf velden voor als in de PDF bij een lijn woorden staan als "Handtekening" of "Datum"; jij bevestigt ze.
3. Vul de e-mailadressen van de ondertekenaars in. Elke ondertekenaar krijgt een persoonlijke link per e-mail, en bij betaalde abonnementen desgewenst ook per sms.
4. Iedereen tekent in de browser, op telefoon of laptop, zonder account. Als iedereen heeft getekend, krijgt iedereen een mail met een link om de ondertekende PDF te downloaden, en jij kunt het auditcertificaat downloaden met de tijdstippen, de verificatie en de hashes van het document.

Veelgestelde vragen

Is een document ondertekenen via de mail rechtsgeldig?

Meestal wel. Een elektronische handtekening is in Nederland en de rest van de EU geldig voor gewone contracten. Het gaat erom dat je kunt laten zien wie tekende en dat het document niet is veranderd, en dat lukt beter met een ondertekenplatform dan met een geplakte afbeelding.

Kan ik een bijlage gratis ondertekenen?

Ja. Met Adobe Acrobat Reader, Voorvertoning op een Mac en Markering op de iPhone zet je gratis je handtekening. Documenten naar anderen sturen om te tekenen, met een audit trail, gaat meestal via een ondertekendienst; BuiltSign heeft een gratis proefperiode van 7 dagen zonder creditcard.

Hoe stuur ik een ondertekend document terug per mail?

Sla het ondertekende bestand op, beantwoord de oorspronkelijke mail, voeg het ondertekende bestand toe en verstuur. Controleer dat je de ondertekende versie meestuurt en niet het origineel.

Lees ook

• Is een elektronische handtekening ook in het buitenland rechtsgeldig?
• Is een akkoord per mail of WhatsApp rechtsgeldig?
• Kun je een PDF groter dan 25 MB digitaal laten ondertekenen?